"יש לשמור על צלם אנוש ארגוני גם בעיתות משבר. נדרש לשמור על האיזון בין רצון העובדים לביטחון תעסוקתי, לבין רצון העובדים ל-'יותר בפחות' ולביטחון הקיומי של הארגון", כך אמרה ורד לוינשטיין, מנהלת אקדמית במכללת נס. לוינשטיין פתחה והנחתה את מפגש פורום משאבי האנוש HR, מקבוצת אנשים ומחשבים שנערך אתמול (ג') במלון שרתון מוריה בתל אביב. המפגש דן בנושא "הדרכה בעיתות משבר".

לדברי לוינשטיין, ניצני המשבר הכלכלי האופף את העולם  החלו כבר במחצית השנייה של 2007, ולאחר חודשים ספורים הגיעו לישראל. היא תיארה את השפעת המשבר על כל תחומי המשק, ובתוכם – על פי אפקט הדומינו, גם את השפעתו על עולם ההדרכה בארגונים. לוינשטיין אמרה כי אחת מתופעות הלוואי של המשבר, היא העלייה בחשיבות הדגש ששמים העובדים על נושא הביטחון התעסוקתי, ומנגד – המנהלים שרוצים יותר תפוקה בפחות עלויות מצד העובדים. למרות זאת, אמרה, "אסור לאבד צלם אנוש ארגוני, גם בעיתות משבר שבו ארגונים נאבקים על קיומם ושואפים לשרוד".

במהלך החודשים האחרונים, אמרה, ארגונים ביצעו תהליכי התייעלות, לרבות עצירת פעילויות ההדרכה והרווחה. כך, אמרה, חל קיצוץ משמעותי בתקציבי ההדרכה במחצית הראשונה של 2009, או שהוקפאו תקציבים ותכניות, ולעיתים ארגונים אף קיצצו במשרת מנהלי תחום ההדרכה. אתגרי מחלקת משאבי אנוש, פירטה, הם: שמירה על כוח אדם עתיר-ידע בארגון; הצלת ההון האנושי מפני בריחת מוחות; היערכות לקראת התאוששות. היא ציינה כי כיוון שמשברים הם גליים, ולמרות שלא ידוע מועד סיומם, כן ידוע שלבסוף הם יסתיימו, אז נדרש ממנהלי ההדרכה להיערך לקראת סיום המשבר, "שכן אז תבוא דרישה לעובדים, יופיעו מיזמים חדשים ומוצרים חדשים וכל אלו יידרשו הדרכה מתאימה לעובדים".

בשוק ההדרכה הישראלי, אמרה לוינשטיין, חל קיצוץ משמעותי בשל המשבר הכלכלי, וכך "נוצר מצב של חברות שנכנסו לאנורקסיה ארגונית. זאת בשל הרצון להראות צמצום משמעותי בהוצאות וגידול ברווחים - לטווח הקצר". אלא, התריעה, "שהקיצוץ הבלתי פוסק בבשר החי יביא בקרוב לכך שלאחר המשבר תהיה בולמיה ארגונית".

היא הציגה בפני משתתפות הפורום את הדרך להיערך כיאות: "על מנהלי ההדרכה לפעול באופן פרואקטיבי, ולהיערך מראש, ולא רק להגיב", אמרה, "הם צריכים לעבור מהספסל למגרש המשחקים".

היא הציגה כמה דרכי פעולה: על מנהל ההדרכה להתחבר להנהלה ולצוות המוביל בארגון; להכיר את הסביבה הטכנולוגית בה עובד הארגון; להתוודע להיבטים התקציביים והפיננסיים בארגון; לדעת מהי הסביבה העסקית בה פועל הארגון ומה עושים המתחרים; ליצור תכנית עבודה לארגון בהיבט ההדרכה, שתואמת את המשבר.

לדברי לוינשטיין, למנהל ההדרכה בארגון יש יכולת לעשות את הפעולות שהמליצה, בשל היותו צומת ארגונית, הנמצא בקשר עם כלל רובדי הארגון: המנכ"ל, ההנהלה, הלקוחות הפנימיים, השותפים העסקיים, ויחידות התפעול והלוגיסטיקה. היא סיכמה באומרה, כי על כל מנהל הדרכה "ליצור ארגז כלים פרואקטיבי, על מנת לסייע לארגון מחד, ולגוף ההדרכה בראשו הוא עומד מאידך. זאת, על ידי טיפול הולם במפוטרים, תוך שמירת הידע הארגוני, שימור העובדים הנשארים – הם הלב הפועם של הארגון ובניית תוכניות עתידיות".

למדוד את יעילות ואפקטיביות ההדרכה
ד"ר דן קליין, מומחה להערכת אפקטיביות של הדרכה, דיבר על הדרכים למדידה של הדרכה בעת משבר. לדבריו, ככלל, בארגונים לא מבוצעת הערכה מסיבית ומדידה של האפקטיביות ושל היעילות של ההדרכה. הוא הציג את הפתרון המשנה מצב לקוי זה, הכולל כמה רבדים: ניתוח שיטתי של תהליכי למידה המבוסס על נתונים; הגדרת מטרות מדידות, שניתן לתרגם אותן ליעדים עסקיים; יצירת כלים לבקרה ולניהול של פעילות מחלקת ההדרכה בארגון.

קליין הציג את המסגרת התפיסתית לניהול מדידה שכזו, ניהול מבוסס נתונים, ואמר כי יש להבחין בין אפקטיביות, שהיא בחינה של התרומה של מחלקת ההדרכה לארגון ועמידה ביעדים - לבין יעילות, שהיא ניהול נכון של המשאבים שהוקצו לצורך עמידה באותם יעדים.

לדברי קליין, הרציונל לקיום מחלקת ההדרכה הוא יצירת החיבור הנדרש בין הכשירויות של העובדים, ושיפור שלהן, בשל ביצוע ההדרכות. הוא סייג בציינו כי לעיתים, ביצועי העובדים ממשיכים להיות מוגבלים, גם לאחר ההדרכה - לא בשל ליקוי בהדרכה, אלא בשל בעיות בניהול או בתהליכים הארגוניים. הוא סיים בהציגו את יתרונות ההדרכה על פני למידה בשטח, "תוך כדי" העבודה, והעריך כי היחס בין עלות הדרכה לעומת עלות למידה "תוך כדי" עבודה עומד על 1:4. "חשוב להוכיח את יעילות ההדרכה", סיכם ד"ר קליין, "כי זו ההוכחה הנדרשת על מנת להגן על מחלקות ההדרכה בארגונים מפני קיצוצים".

את המפגש חתמה הרצאתה של ענת מרקוביץ', מנהלת מחלקת פיתוח ארגוני, פילת, שהציגה מודל לאיתור, פיתוח ותיגמול עובדי מפתח בארגונים.